Tiệm Phở Và Schedule C: Khi Đam Mê Gặp Thuế

Mười năm nấu phở, nhưng chưa một ngày hiểu thuế

Buổi Tối Ở Nhà Bác Tâm

Tối thứ Bảy, cả gia đình tụ họp ăn tối tại nhà bác Tâm — chú ruột của cô Hương. Bác Tâm nổi tiếng trong khu Little Saigon với tiệm phở "Phở Tâm Ký" đã mở hơn mười năm.

Nhưng tối nay, bác không vui như mọi khi.

"Hương à," bác kéo cô Hương ra góc bếp, giọng thì thầm. "Bác nghe nói con bây giờ rành về thuế lắm. Bác có chuyện muốn hỏi..."

"Dạ, bác cứ nói."

Bác Tâm nhìn quanh, đảm bảo không ai nghe.

"Bác mở tiệm mười năm rồi. Năm nào cũng có người làm thuế giúp, bác ký tên rồi thôi. Nhưng bác không hiểu gì cả. Bác không biết mình khai đúng hay sai. Bác sợ... sợ một ngày IRS gõ cửa."

Cô Hương nhìn bác với ánh mắt thông cảm. Cô hiểu nỗi sợ đó — chính cô cũng từng như vậy.

"Bác yên tâm. Để cháu giải thích cho bác hiểu."

Schedule C: Tờ Khai Của Người Làm Chủ

Khi bạn làm công ăn lương, bạn nhận W-2 và khai thuế khá đơn giản. Nhưng khi bạn làm chủ business — dù là tiệm phở, tiệm nail, hay xe bán food truck — bạn phải khai thêm một tờ gọi là Schedule C.

Schedule C = Báo cáo lãi/lỗ của business cá nhân

Đây là nơi bạn khai:

• Tổng doanh thu (tiền vào)
• Chi phí kinh doanh (tiền ra)
• Lợi nhuận hoặc lỗ (doanh thu trừ chi phí)

Lợi nhuận này sẽ được cộng vào thu nhập cá nhân của bạn và chịu thuế.

"Vậy là tiền tiệm phở kiếm được, bác phải khai vào đây?" bác Tâm hỏi.

"Đúng vậy. Và quan trọng hơn — tất cả chi phí bác bỏ ra để chạy tiệm, bác được KHẤU TRỪ. Chỉ phần còn lại mới bị đánh thuế."

Doanh Thu Của Tiệm Phở

Đầu tiên, hãy nói về tiền vào.

Doanh thu (Gross Receipts) bao gồm:

• Tiền khách trả (tiền mặt, thẻ, Zelle, Venmo...)
• Tips khách để lại (nếu chủ tiệm nhận)
• Tiền từ catering, đặt tiệc
• Bất kỳ khoản thu nhập nào khác từ business

"Bác Tâm, tiệm bác một năm thu khoảng bao nhiêu?"

"Khoảng... ba trăm ngàn."

"Vậy $300,000 là gross receipts của bác. Nhưng đó chưa phải là thu nhập chịu thuế. Mình phải trừ chi phí."

Chi Phí Được Khấu Trừ — Danh Sách Đầy Đủ

Đây là phần quan trọng nhất mà nhiều chủ tiệm bỏ sót, khiến họ đóng thuế nhiều hơn cần thiết.

1. Chi Phí Nguyên Liệu (Cost of Goods Sold)

• Loại: Thịt, xương | Ví Dụ: Bò, gà cho nước dùng | Ước Tính/Năm: $50,000 - $80,000
• Loại: Bánh phở, bún | Ví Dụ: Mua sỉ từ nhà cung cấp | Ước Tính/Năm: $15,000 - $25,000
• Loại: Rau, giá, chanh | Ví Dụ: Rau thơm, hành, ớt | Ước Tính/Năm: $10,000 - $20,000
• Loại: Gia vị, nước mắm | Ví Dụ: Gia vị nấu, nước chấm | Ước Tính/Năm: $5,000 - $10,000
• Loại: Đồ uống | Ví Dụ: Nước ngọt, cà phê, trà đá | Ước Tính/Năm: $8,000 - $15,000

Tổng chi phí nguyên liệu: $90,000 - $150,000/năm

Mẹo: Giữ TẤT CẢ hóa đơn mua hàng. Không có receipt = không có khấu trừ.

2. Chi Phí Thuê Mặt Bằng Và Tiện Ích

• Loại: Tiền thuê (rent) | Chi Phí Ước Tính/Tháng: $3,000 - $8,000
• Loại: Điện | Chi Phí Ước Tính/Tháng: $500 - $1,500
• Loại: Gas | Chi Phí Ước Tính/Tháng: $300 - $800
• Loại: Nước | Chi Phí Ước Tính/Tháng: $200 - $500
• Loại: Internet, điện thoại | Chi Phí Ước Tính/Tháng: $150 - $300
• Loại: Rác, pest control | Chi Phí Ước Tính/Tháng: $100 - $300

Tổng/năm: $50,000 - $130,000

3. Chi Phí Nhân Công

• Loại: Lương nhân viên (W-2) | Ghi Chú: Khấu trừ 100%
• Loại: Payroll taxes | Ghi Chú: Phần employer trả (7.65%)
• Loại: Workers' compensation | Ghi Chú: Bảo hiểm tai nạn lao động
• Loại: Tiền tip chia cho nhân viên | Ghi Chú: Nếu bạn chia tip

"Bác có mấy nhân viên?"

"Bác có 5 người, trả khoảng $120,000/năm tổng cộng."

"Vậy $120,000 đó được khấu trừ hoàn toàn."

4. Chi Phí Vận Hành Khác

• Loại: Bảo hiểm business | Ví Dụ: Liability, property insurance
• Loại: Giấy phép, license | Ví Dụ: Health permit, business license
• Loại: Sửa chữa, bảo trì | Ví Dụ: Sửa bếp, thay thiết bị
• Loại: Vật dụng tiêu hao | Ví Dụ: Hộp xốp, đũa, khăn giấy, túi
• Loại: Marketing | Ví Dụ: Quảng cáo, in menu, bảng hiệu
• Loại: Phí xử lý thẻ | Ví Dụ: 2-3% mỗi giao dịch thẻ
• Loại: Kế toán, thuế | Ví Dụ: Phí người làm thuế
• Loại: Khấu hao thiết bị | Ví Dụ: Tủ lạnh, bếp, bàn ghế

5. Chi Phí Xe (Nếu Dùng Cho Business)

Nếu bác Tâm dùng xe để:

• Đi chợ mua nguyên liệu
• Giao hàng catering
• Đi gặp nhà cung cấp

Bác có thể khấu trừ:

• Mileage: $0.67/mile (2024)
• HOẶC chi phí thực tế: xăng, bảo hiểm, sửa chữa (theo % dùng cho business)

Tính Toán Lợi Nhuận Thực Sự

"Bác Tâm, để cháu tính cho bác xem."

Cô Hương lấy giấy ra:

• Mục: Doanh thu | Số Tiền: $300,000
• Mục: Trừ: Nguyên liệu | Số Tiền: -$120,000
• Mục: Trừ: Thuê + tiện ích | Số Tiền: -$72,000
• Mục: Trừ: Lương nhân viên | Số Tiền: -$120,000
• Mục: Trừ: Vận hành khác | Số Tiền: -$25,000
• Mục: Lợi nhuận (Net Profit) | Số Tiền: -$37,000

"Chờ đã," bác Tâm ngạc nhiên. "Vậy là bác LỖ?"

"Trên giấy tờ, nếu chi phí thực sự cao như vậy, thì bác lỗ. Và nếu lỗ, bác không phải đóng thuế trên phần business này. Thậm chí, số lỗ có thể giảm thuế từ thu nhập khác."

"Nhưng... bác vẫn có tiền sống mà?"

Cô Hương nhìn bác, hiểu ý.

"Bác à, đó là vấn đề mình cần nói chuyện thẳng thắn."

Câu Chuyện Về Tiền Mặt

Đây là phần khó nói nhất, nhưng cũng quan trọng nhất.

Trong cộng đồng nhà hàng Việt Nam, có một thực tế mà ai cũng biết nhưng ít ai nói: nhiều tiệm nhận tiền mặt và không khai hết.

Cô Hương nói thẳng với bác:

"Bác Tâm, cháu không hỏi bác làm gì. Nhưng cháu muốn bác hiểu rủi ro."

Những gì IRS có thể làm:

• Phương Pháp: Bank Deposit Analysis | Cách Họ Phát Hiện: So sánh tiền gửi bank với doanh thu khai
• Phương Pháp: Lifestyle Audit | Cách Họ Phát Hiện: So sánh chi tiêu với thu nhập khai
• Phương Pháp: Third-Party Reporting | Cách Họ Phát Hiện: Thông tin từ nhà cung cấp, đối tác
• Phương Pháp: Informants | Cách Họ Phát Hiện: Đơn tố giác (nhân viên cũ, đối thủ...)
• Phương Pháp: Industry Benchmarks | Cách Họ Phát Hiện: So sánh với tiệm tương tự

Hậu quả nếu bị phát hiện:

• Thuế + lãi: Phải trả thuế đáng lẽ phải đóng, cộng lãi
• Penalties: Phạt 20-75% số thuế thiếu
• Criminal charges: Trường hợp nghiêm trọng có thể bị truy tố hình sự
• Mất business: License bị thu hồi

"Bác ơi, IRS có thể không tìm ra hôm nay, năm nay. Nhưng họ có thể audit 3 năm trước, thậm chí 6 năm nếu nghi ngờ gian lận. Một sai lầm có thể theo bác cả đời."

Bác Tâm im lặng một lúc lâu.

Con Đường Đúng Đắn

"Vậy bác phải làm sao?"

Cô Hương chia sẻ những gì bác có thể làm từ bây giờ:

Bước 1: Thiết Lập Hệ Thống Ghi Chép

Point of Sale (POS) System:

• Ghi lại MỌI giao dịch, kể cả tiền mặt
• Tạo báo cáo tự động
• Giúp quản lý inventory

Tài khoản bank riêng:

• Tách biệt tiền cá nhân và tiền business
• MỌI thu nhập business đi qua tài khoản này
• Dễ theo dõi, dễ chứng minh

Phần mềm kế toán:

• QuickBooks, Wave, hoặc đơn giản là Excel
• Ghi chép chi tiêu hàng ngày
• Lưu trữ receipts (chụp hình, scan)

Bước 2: Giữ Tất Cả Receipts

Quy tắc vàng: Không receipt = Không khấu trừ

• Mua nguyên liệu → Giữ receipt
• Trả tiền thuê → Giữ receipt/cancelled check
• Sửa thiết bị → Giữ receipt
• Mọi chi tiêu business → Giữ receipt

Mẹo: Dùng app như Expensify hoặc đơn giản là chụp hình bằng điện thoại, lưu vào folder theo tháng.

Bước 3: Đóng Estimated Tax Quarterly

Giống như anh Minh với Uber, chủ business cũng phải đóng thuế mỗi quý:

• Quý: Q1 (Jan-Mar) | Deadline: 15 tháng 4
• Quý: Q2 (Apr-May) | Deadline: 15 tháng 6
• Quý: Q3 (Jun-Aug) | Deadline: 15 tháng 9
• Quý: Q4 (Sep-Dec) | Deadline: 15 tháng 1 năm sau

"Nếu bác không đóng quarterly và đợi đến cuối năm, bác sẽ bị phạt underpayment penalty."

Bước 4: Cân Nhắc Entity Structure

Sau một thời gian, nếu business lớn hơn, bác có thể cân nhắc:

• Loại: Sole Proprietor (hiện tại) | Ưu Điểm: Đơn giản, ít paperwork | Nhược Điểm: Không bảo vệ tài sản cá nhân
• Loại: LLC | Ưu Điểm: Bảo vệ tài sản cá nhân | Nhược Điểm: Thêm phí thành lập, annual fee
• Loại: S-Corp | Ưu Điểm: Tiết kiệm self-employment tax | Nhược Điểm: Phức tạp hơn, cần payroll

"Bác đang làm sole proprietor. Nếu tiệm lớn hơn hoặc bác muốn bảo vệ tài sản, có thể tính đến LLC hoặc S-Corp. Nhưng đó là chuyện sau."

Điều Bác Tâm Nhận Ra

Sau buổi nói chuyện, bác Tâm thở dài nhẹ nhõm.

"Mười năm bác cứ lo sợ mà không dám hỏi ai. Người làm thuế cho bác cũng không giải thích. Bác ký tên mà không hiểu mình ký cái gì."

"Bác không phải người duy nhất. Rất nhiều chủ tiệm như vậy."

"Từ nay bác sẽ làm khác. Bác sẽ ghi chép đàng hoàng. Bác muốn ngủ ngon, không phải lo mỗi khi nghe chữ IRS."

Cô Hương mỉm cười. Đây chính là điều cô muốn — không phải dạy ai trốn thuế, mà giúp họ hiểu để làm đúng và sống bình an.

Checklist Cho Chủ Tiệm Phở/Nhà Hàng

Nếu bạn đang có tiệm ăn, hãy tự kiểm tra:

Ghi chép:

• Có POS system ghi mọi giao dịch không?
• Có tài khoản bank riêng cho business không?
• Có giữ receipts mua nguyên liệu không?
• Có tracking chi phí hàng tháng không?

Thuế:

• Có khai Schedule C hàng năm không?
• Có đóng estimated tax quarterly không?
• Có hiểu những gì mình đang ký không?

Tương lai:

• Đã cân nhắc LLC chưa?
• Có accountant/CPA tin tưởng chưa?
• Có succession plan nếu muốn truyền lại cho con?

Lời Kết

Mở tiệm phở là giấc mơ của nhiều người Việt ở Mỹ. Nấu những món ăn quê hương, phục vụ cộng đồng, xây dựng cơ nghiệp cho gia đình.

Nhưng giấc mơ đó cần được xây trên nền tảng vững chắc. Ghi chép đúng. Khai thuế đúng. Hiểu những gì mình đang làm.

Bác Tâm đã mở tiệm mười năm trong lo âu. Từ nay, bác sẽ tiếp tục — nhưng với sự hiểu biết và bình an.

Còn chị Mai — em dâu của bác Tâm, làm nail ở tiệm gần đó — cũng có những nỗi lo riêng. Nhưng đó là câu chuyện khác...

---

Bạn đang mở nhà hàng hoặc có business nhỏ? TaxViet chuyên hỗ trợ chủ business người Việt với Schedule C, payroll, và entity planning. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.

---

Bài viết tiếp theo trong series:
→ Tiệm Nail Và Thuế: Những Điều Không Ai Nói Cho Bạn — Chị Mai là booth renter hay employee? Câu trả lời quyết định cả ngàn đô la...

---

Từ khóa: Schedule C là gì, thuế nhà hàng, thuế tiệm phở, small business tax, chi phí được khấu trừ, cách khai thuế business

---

Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung và không thay thế tư vấn thuế chuyên nghiệp. Vui lòng tham khảo ý kiến chuyên gia cho trường hợp cụ thể của bạn.